Datenschutzerklärung zur Nutzung von Office 365

Sofern Sie über die dort verlinkten Datenschutzinformationen auf dieser Seite gelandet sind, stammt diese Einladung von der

Microtronics Engineering GmbH
Hauptstraße 7
3244 Ruprechtshofen
Österreich,

kurz Microtronics, hier agierend als Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung.

Microsoft Office 365 ist eine cloudbasierte Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne User, Teams und Netzwerke, die über Unternehmens- und Organisationsgrenzen hinweg eingesetzt werden kann.

Wird dieses Angebot in Anspruch genommen, werden personenbezogene Daten über Sie verarbeitet. Darüber, sowie die Bedeutung dieser Berechtigungsüberprüfungsanfrage, soll im Folgenden kurz informiert werden.

office365 Datenschutz

Es sei eingangs allerdings dringend darauf hingewiesen, dass sich dieser Datenschutzhinweis nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Microtronics informiert, wenn eine organisationsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb dieser Kollaborationsplattform besteht, etwa die Formung eines gemeinsamen Teams mit Mitgliedern aus beiden Organisationen. Microtronics hat keinen darüberhinausgehenden Zugriff zu Microsoft oder anderweitig in Office 365 abgelegten Informationen.


Bereitgestellt werden diese Anwendungen von
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, Washington, 98052-6399
kurz Microsoft.

Sie benötigten für diese Art der Zusammenarbeit unabhängig von dieser Einladung einen Microsoft Account. Die an diesen Account geknüpften und gleichwohl zum Tragen kommenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen können bei Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement eingesehen werden.

Akzeptieren Sie die zuvor abgebildete Überprüfungsanfrage, hat das folgende Konsequenzen:

  • Ihr, unabhängig davon bereits bei Microsoft bestehendes Benutzerkonto, wird in der Installation von Office 365 für Microtronics „bekanntgemacht“. Das ist notwendig, um ebendort Inhalte teilen und Zugriffe erteilen zu können.
  • Sichtbar geschalten wird lediglich das Benutzerprofil, sie behalten alleinig die Kontrolle über die Zugangsdaten und Kontoverwaltung.
  • Einzig Ihr Benutzerzugang kann einseitig durch Microtronics wieder entfernt werden, so wie auch von Ihnen einseitig der Zugang und damit die weitere Verarbeitung von Ihnen aufgehoben werden kann (s.u.)

 

Zweck der Datenverarbeitung

Die gemeinsame Nutzung von Office 365 als Kollaborations- und Austauschplattform verfolgt stets den Zweck, effizienten und sicheren Austausch zwischen Microtronics und interessierten Parteien zu ermöglichen.

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der gemeinsamen Nutzung von Microsoft Office 365
Innerhalb der Office 365 Instanz von Microtronics verarbeitet werden

  • Ihre IP-Adresse, mit der der Zugriff auf die Anwendungen von Microsoft Office 365 erfolgt.
  • Ihr Benutzername
  • Informationen aus ihrem Microsoft Benutzer-Profil, je nach Ausfüllungsgrad
    Dazu gehören insbesondere nachfolgende Stammdaten: Name, Vorname, angegebene Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mailadresse. Weitere, freiwillig dort angegebene Daten und ein persönliches Profilbild sind ebenfalls in Ihrem Profil jederzeit einsehbar. Diese Informationen sind in Ihrem Profil, aber insbesondere auch in Outlook für Sie jederzeit sichtbar und können von Ihnen individuell unter https://account.microsoft.com/account/privacy?lang=de-DE angepasst werden.
  • Wesentliche, aus Gründen der Informationssicherheit relevante Nutzeraktivitäten, wie Datum und Zeitpunkt eines Zugriffs, Art des Zugriffs, Angaben zu den Inhalten, auf die zugegriffen wurde und sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit der Nutzung. Etwa die Anlage oder Löschung eines Dokuments oder die Einrichtung eines Teams.
  • Bei Onlinekonferenzen einerseits auch die dafür notwendigen technischen Parameter wie Geräteeigenschaften und andererseits sowohl die dabei entstehenden Audio- und Videostreamdaten sowie ggf. Chatverläufe. Aufzeichnungen von solchen Meetings erfolgen nur in Abstimmung mit den Konferenzteilnehmern und eine laufende Aufzeichnung ist für alle Meeting-Teilnehmer ersichtlich.

 

Rechtsgrundlagen sowie Weitergabe und Übertragung von Daten

Ohne ausdrücklicher vorheriger Einwilligung erfolgt neben den explizit in dieser Datenschutzerklärung genannten Fällen keine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte. Dabei sind folgende

  • Wenn es zur Aufklärung einer rechtswidrigen bzw. missbräuchlichen Nutzung oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist, werden, entsprechende Rechtsgrundlage vorausgesetzt, personenbezogene Daten an die Strafverfolgungsbehörden oder andere Behörden sowie ggf. an geschädigte Dritte oder Rechtsberater weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur, wenn Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von Nutzungsbedingungen oder anderen Rechtsansprüchen dient. Weiters kann eine Weitergabe auf Anfrage nicht ausgeschlossen werden, etwa bei Auskunftspflicht gegenüber einer Behörde mit wirksamem Rechtsanspruch, unter strikter Anwendung des Datenminimierungsprinzips.
  • Als Bereitsteller der Office 365 Dienste für Microtronics erfolgt eine Übertragung an Microsoft. Als Auftragsverarbeiter unterliegt Microsoft bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der von uns eingesetzten Office 365 Anwendungen den Weisungen von Microtronics als verantwortlicher Stelle im Sinne der DSGVO.

Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass wir unsere Fremdunternehmen und externen Dienstleister im Rahmen von Art. 28 Abs. 1 DSGVO als Auftragsverarbeiter sorgfältig ausgewählt, regelmäßig überprüft und vertraglich verpflichtet haben, sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich entsprechend unserer Weisungen zu verarbeiten. Damit einhergehend ist, dass sämtliche Dienste für Microtronics auf Microsoft-Servern innerhalb der EU erfolgt, und damit auch die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU stattfindet. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

  • Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten verarbeitet werden, die nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Wobei das berechtigte Interesse in der effizienten Abwicklung von Onlinekonferenzen begründet ist.
  • Für die Abwicklung von Onlinekonferenzen oder anderen Austauschmedien im Rahmen von Office 365 innerhalb eines bestehenden Vertragsverhältnisses ist als Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO heranzuziehen.

 

Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zu datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie sich gerne an den Datenschutz-Beauftragten von Microtronics wenden, erreichbar unter datenschutz@microtronics.com.

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Wir möchten allerdings darauf hinweisen, dass für eine Auskunft zu Datenverarbeitungen in Verbindung mit einem Microsoft Konto an sich, im Interesse von Microsoft als Serviceanbieter, direkt Microsoft zu kontaktieren ist.

Darüber hinaus haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Einschränkung der Verarbeitung oder auch Widerspruch, soweit gesetzlich zugestanden. Wir kommen entsprechenden Anfragen auch dahingehend gerne nach, möchten aber darauf hinweisen, dass Sie Ihre Rechte hinsichtlich Berichtigung und Löschung weitgehend selbstständig wahrnehmen können und teilweise aufgrund von technischen Gegebenheiten auch müssen, durch entsprechende Abänderungen in ihrem (selbstständig verwalteten) Benutzerprofil. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Sollten Sie Punkten dieser Erklärung oder der Handhabe widersprechen, steht es Ihnen auch frei Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde einzulegen:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
dsb.gv.at

Stand: 11/2020